Kontekst biznesowy

W firmie Xenakis rozliczanie wydatków pracowniczych realizowanych za pomocą kart przedpłaconych stanowiło istotny element pracy zespołu księgowego. Proces polegał na ręcznym łączeniu faktur otrzymywanych od kontrahentów z transakcjami kartowymi, ich weryfikacji oraz księgowaniu w systemie finansowym. Przy dużej liczbie operacji i wielu źródłach danych, zadanie to było czasochłonne i podatne na błędy.

Zakres automatyzacji

Zautomatyzowany proces rozpoczyna się od rejestracji faktur VAT i odczytu danych z dokumentów. Robot wprowadza informacje do systemu SAP, identyfikuje właścicieli kart i przypisuje transakcje do odpowiednich osób. Następnie porównuje dane z wyciągami bankowymi i automatycznie księguje wydatki zgodnie z obowiązującymi zasadami. Całość odbywa się bez udziału użytkownika, zapewniając spójność i szybkość działania.

Wykorzystane technologie

SAIO Robotics, SAP, ING Business, system HR firmy, Excel

Efekty wdrożenia

• Usprawnienie procesu rozliczania wydatków pracowniczych.
• Automatyczne powiązanie faktur z transakcjami kartowymi.
• Spójność danych między systemami finansowymi, bankowymi i HR.
• Redukcja błędów wynikających z ręcznego przetwarzania informacji.
• Zwiększenie efektywności zespołu księgowego.