Kontekst biznesowy

W firmie SK-Work dokumentacja związana z zezwoleniami pracowniczymi była przetwarzana ręcznie, co wymagało dużego nakładu pracy administracyjnej. Każdy dokument musiał zostać odpowiednio nazwany, przypisany do konkretnego pracownika, a następnie wprowadzony do systemów DMS i ERP. Przy rosnącej liczbie dokumentów i spółek, ręczne wykonywanie tych czynności stawało się coraz mniej efektywne i narażone na błędy.

Zakres automatyzacji

Zautomatyzowany proces rozpoczyna się od pracy robota na dokumentach umieszczonych w dedykowanym folderze. Robot wykonuje OCR każdego pliku, zmienia jego nazwę według ustalonego wzoru i rozdziela dokumenty do folderów przypisanych konkretnym pracownikom. Następnie loguje się do aplikacji DMS Comarch, wyszukuje pracowników na podstawie danych z zezwoleń, zapisuje linki do dokumentów oraz ich metadane. W kolejnym kroku loguje się do systemu ERP i uzupełnia dane pracowników w odpowiednich spółkach, zgodnie z informacjami zawartymi w dokumentach.

Wykorzystane technologie

SAIO Robotics, OCR, DMS Comarch, ERP, Microsoft Excel

Efekty wdrożenia

• Usprawnienie obiegu dokumentów związanych z zezwoleniami pracowniczymi.
• Automatyczne przypisywanie dokumentów do właściwych osób i systemów.
• Spójność danych między dokumentacją a systemami DMS i ERP.
• Redukcja błędów wynikających z ręcznego przetwarzania informacji.
• Odciążenie zespołu administracyjnego i zwiększenie efektywności operacyjnej.