Kontekst biznesowy

W firmie Martex pojawiła się potrzeba uporządkowania procesu akceptacji kosztów pracowniczych. Pracownicy przed dokonaniem zakupu muszą uzyskać zgodę przełożonych (prezesa lub kierowników). Wcześniej proces był rozproszony, oparty na wiadomościach e-mail i ustnych ustaleniach, co powodowało brak przejrzystości, opóźnienia i ryzyko błędów w rozliczeniach.

Zakres automatyzacji

Zbudowany proces w SAIO Navigator umożliwia pracownikowi zgłoszenie potrzeby zakupu poprzez formularz. Po jego zatwierdzeniu, dane trafiają do przełożonego celem akceptacji lub odrzucenia. Po akceptacji, pracownik otrzymuje informację zwrotną i może dokonać zakupu. Następnie faktura trafia do systemu, gdzie inteligentny moduł IDP rozpoznaje dokument, przypisuje go do wcześniejszej akceptacji i prosi użytkownika o wskazanie miejsca powstawania kosztów. Dane są wizualizowane i automatycznie wypełniane, co pozwala na szybką weryfikację. Gotowa faktura trafia do księgowości – opisana, zaakceptowana i gotowa do dekretacji.

Wykorzystane technologie

SAIO Navigator, SAIO IDP

Efekty wdrożenia

• Uporządkowany i transparentny proces akceptacji kosztów.
• Skrócenie czasu obsługi faktur o kilkadziesiąt procent.
• Redukcja błędów w opisie dokumentów.
• Automatyczne przypisanie faktur do zgłoszeń zakupowych.
• Gotowość dokumentów do dekretacji bez udziału księgowości.