Każdego dnia firmy próbują ograniczać ryzyko kontrahenta, szukając odpowiedzi na pytania m.in. o to, czym się zajmuje, czy ma odpowiednie zezwolenia i koncesje, jaka jest jego sytuacja finansowa, a czasem nawet czy w ogóle istnieje. W powszechnej opinii stosunkowo łatwo znaleźć dziś informacje o danym kontrahencie. Firmy mają bowiem otwarty dostęp do wielu źródeł danych, a także metodologii ich zbierania. Niestety, źródła te są różnorodne (konieczność sprawdzenia wielu serwisów www, „białej listy” podatników VAT oraz list sankcyjnych) i często niespójne, a dane w wielu przypadkach niekompletne. Dostęp do nich – najczęściej przez przeglądarkę internetową – powoduje, że pracownicy muszą poświęcić na to bardzo dużo czasu. W rezultacie często firmy powierzają „prześwietlenie” kontrahenta wywiadowniom gospodarczym, co generuje jeszcze większe koszty. Wszystko to sprawia, że cały proces staje się nie tylko droższy, ale też bardziej pracochłonny. Raporty, które są wynikiem tych analiz, mają ponadto różną formę, strukturę i w dalszym ciągu wymagają „ręcznego” opracowania.

Jak przekonują specjaliści firmy SAIO, w szczególnie trudnej sytuacji znajdują się te podmioty gospodarcze, które – ze względu na charakter prowadzonej działalności – nawiązują i utrzymują relacje z wieloma dostawcami i odbiorcami. Właściwe CDD (Customer Due Dilligence) staje się tym samym dla nich coraz większym wyzwaniem.

Robotyzacja przyspiesza procesy i minimalizuje koszty

Wiele świadomych technologicznie, globalnych firm coraz częściej decyduje się więc na zastosowanie szybkiej i relatywnie niedrogiej we wdrożeniu technologii robotyzacji procesów biznesowych (RPA). Imituje ona działanie człowieka przez naśladowanie ruchów myszką czy wpisów z klawiatury. Takim rozwiązaniem jest Roboweryfikator firmy SAIO – narzędzie na bazie technologii RPA i sztucznej inteligencji, które automatycznie i z wyeliminowaniem błędów ludzkich zbiera informacje o potencjalnych i obecnych kontrahentach danej firmy. Robot jest w stanie automatycznie przeglądać wiele źródeł danych oraz pozyskiwać z nich dane, a ponadto prezentuje zebrane informacje w sposób czytelny i ułatwiający dalsze procesowanie. Jak wskazują eksperci SAIO, jest to rozwiązanie typu plug and play, a więc nie wymaga tworzenia osobnych programów, a integracja z systemami firmy jest bardzo łatwa. Co najważniejsze – może on skrócić czas weryfikacji do nawet 2 minut, eliminując przy tym potencjalne błędy popełniane przez pracownika.

Robotyzacja otwiera pole do dodatkowych usprawnień w firmie

Oprócz powyższych korzyści, wdrożenie robotów biznesowych może otworzyć zupełnie nowe możliwości w badaniu wiarygodności kontrahentów, jak:

1. Integracja z bazami danych

Gromadzone dane mogą być łatwo integrowane z informacjami, które firma już posiada. Mogą to być dane pochodzące z własnych, wewnętrznych źródeł (np. dotychczasowa historia płatnicza danego kontrahenta, historia realizacji kontraktów) oraz ze źródeł zewnętrznych – np. KRS, CEIDG, CRBR, KRD, platform wywiadowni gospodarczych czy podmiotów oferujących ubezpieczenie należności. Robot połączy wtedy uzyskane dane i przygotuje je do analizy. Na koniec zaprezentuje je w taki sposób, aby zoptymalizować proces decyzyjny o rozpoczęciu, kontynuacji lub zakończeniu współpracy z danym kontrahentem.

2. System wczesnego ostrzegania

Przyspieszenie procesu zbierania danych o nowych partnerach pozwoli monitorować relacje z już istniejącymi dostawcami i odbiorcami. Bazy danych mogą być cyklicznie zasilane nowymi informacjami. Umożliwi to szybką reakcję (np. zmianę limitu kupieckiego czy formy rozliczeń – wstrzymanie wysyłki towarów), jeśli otrzymamy niepokojące sygnały.

3. Dodatkowe źródła informacji

Automatyzacja pomaga uzupełnić źródła informacji o takie, które z braku czasu lub zasobów były rzadziej wykorzystywane. Mowa tu między innymi o listach sankcyjnych, biuletynach komorniczych, branżowych stronach publikacji prasowych, forach pracowniczych czy wywiadowniach gospodarczych.

4. Łatwiejszy dostęp do informacji

Łatwość i szybkość, z jaką robot pozyskuje i zestawia dane o kontrahencie pozwala poszerzyć grono pracowników, którzy mogą samodzielnie weryfikować informacje o kontrahencie, zamiast kontaktować się z zespołem, który odpowiada za to w firmie. Przykładowo: pracownik działu sprzedaży (handlowiec) mógłby już na wczesnym etapie rozmów z potencjalnym kontrahentem samodzielnie uruchomić weryfikację, aby upewnić się, że warto poświęcić czas na dalsze działania sprzedażowe wobec potencjalnego klienta.

5. Dodatkowe funkcje

Robotyzacja czynności wykonywanych do tej pory ręcznie może też mieć wpływ na inne procesy. Na przykład zastosowanie narzędzi z rodziny AI (sztuczna inteligencja) pomoże klasyfikować pobierane dane, określać ich istotność czy badać zabarwienie emocjonalne wpisów o firmie w Internecie. W ten sposób analityk może sprawdzić, jak dana firma jest postrzegana przez klientów, pracowników lub innych kontrahentów. Z kolei danych rejestrowych, które zostaną zebrane podczas weryfikacji, możemy użyć np. do automatycznego generowania nagłówków podczas przygotowywania umów z kontrahentem.

– Na co dzień zajmujemy się automatyzacją bardzo różnych procesów – od finansowych, po HR-owe czy systemów obsługi klienta. Jesteśmy w stanie wspomóc niemal każdą branżę i każdy dział, ponieważ zautomatyzować można prawie wszystkie powtarzalne na komputerze czynności. Ponadto – będąc częścią grupy ING – wywodzimy się z branży finansowej, gdzie bezpieczeństwo prowadzonej relacji jest szczególnie istotne. Jak wynika z rozmów i zapytań klientów, poszukują oni rozwiązań, które pomagają w badaniu wiarygodności kontrahentów i mogłyby odpowiedzieć na wiele codziennych wyzwań. Roboweryfikator pomagający w weryfikacji kontrahentów to właśnie odpowiedź na ich potrzeby. Jeśli dzięki niemu przedsiębiorcy mogą szybko wyeliminować błędy ludzkie, ograniczyć ryzyko prowadzenia działalności, skrócić czas weryfikacji a więc tym samym zmniejszyć koszty – trudno nie uznać tego narzędzia za realne wsparcie w codziennej działalności biznesowej. To przykład tego, jak nowoczesne technologie mogą pomóc biznesowi na co dzień – mówi Przemysław Lewicki, CEO SAIO SA.